ملخص كتاب/إدارة الأولويات
الكاتب/ستيفن كوفي
الكاتب/ستيفن كوفي
نبذة عن الكاتب
(24 أكتوبر 1932- 16 يوليو 2012) كان أحد المعلمين الأمريكيين، والمؤلف، ورجل الأعمال، والمتحدث الرئيسي. كتابه الأكثر شعبية هو 7 عادات للناس الأكثر فعالية. تشمل كتبه الأخرى، والقيادة التي تركز على المبدأ، والعادة الثامنة، وكيف تكون المدارس والآباء حول العالم عظمة ملهمة، وطفل واحد في كل مرة. كان أستاذا في كلية جون أم هانتسمان للأعمال في جامعة ولاية يوتا وقت وفاته.
نبذة عن الكتاب
ما يحدث غالبًا في عملنا هو أننا نسمح بالمهام غير المهمة لتسبق أشياء أكثر أهمية. لأنها أسرع وأسهل وأكثر إلحاحًا. وبهذه الطريقة، ينتهي بنا المطاف في الكثير من المهام التشغيلية التي لا نهاية لها والتي لا تسمح لنا أبداً بالعمل على مشاريع الأحلام هذه. ماذا أفعل؟
نحن نلفظ قائلين: “لو كان لدي المزيد من الوقت، يمكنني إنجاز كل شيء.” الخبر السار هو: أنتم! الأخبار السيئة: عليك أن تترك بعض الأشياء تذهب. إذا لم تفعل ذلك، فإن المزيد من الوقت سيوفر لك المزيد من المهام التي لا معنى لها لملئها. ما تحتاجه هو الحفاظ على الاهتمام والتركيز على ما هو مهم حقًا. هذه هي الطريقة الوحيدة لإنجاز الأشياء الكبيرة في الحياة!
الفهرس
- الساعة والبوصلة
- الأهمية دائما للأهم
- التفاعل من خلال الاعتماد المتبادل
- القوة والسلام من العيش وفق المبادئ
- الساعة والبوصلة
إدارة الوقت مبدأ أساسي لزيادة فاعلية حياتنا في العمل او خارجه وبمرور الوقت تزيد علينا المهام اليومية ولذلك يجب أن نحدد بشكل منطقي أي المهام لا يمكن الاستغناء عنها أي من المهام يمكن تأجيلها أو تقسيمها الى عدة مرات لتكون حياتنا منظمة أكثر.هناك فرق بينها البوصلة و الساعة، البوصلة تساعدنا على تحديد الاتجاهات وتبدو أكثر دقة من الساعة وهناك بعض الملاحظات في الفترة الأخيرة، التي سيطرت على عدد كبير من الاشخاص بان يقوم بكتابة ملاحظات كتابه المهام اليومية للاحتفاظ بها ،وبمرور الوقت زاد التطوير بدأ ظهور تقويمات وجداول يتم فيها كتابة المهام والمواعيد الخاصة حتى يراقب الشخص التزامه بأداء هذه المهام في وقتها ،ولم يقف التطور عند هذه النقطة وأصبح تحديد أولويات المهام شيء أساسي لا يقل أهمية عن تحديدها وكتابتها لزيادة الكفاءة والإنتاجية بشكل عام.- الاحتياجات الأساسية للبشر
- جميعنا لديه احتياجات أساسية لا يمكن الاستغناء عنها الاحتياجات الجسدية الطعام و الأمن و السكن والاحتياجات الاجتماعية مثل العلاقات والانتماء للوطن ،والاحتياجات العقلية الخاصة بالتطور و الكفاءة، و الاحتياجات الروحية و هي كل ما يتعلق بالشعور بالذات الداخلية، كل هذه الاحتياجات اذا لم تشبع ستجد أن المرء يصاب بالاكتئاب و ان حياته ليست كما ينبغي لذلك يجب الحفاظ على التوازن بين الأربع احتياجات معظم الوقت ولتحقيق هذه المبادئ يجب أن يحدد المرء كل المهام التي يريد أن يقوم بها ليس فقط المهام الخاصة بالعمل، لكن في كل جوانب حياته ويبدأ بعد كتابتها وتحديدا في اي مربع يجب وضعها.لدينا اربعة مربعات صالحين لتقسيم المهام في كل المجالات
- 1- نشاط هام ومستعجل
- 2- نشاط هام وغير مستعجل
- 3-نشاط مستعجل وليس هام
- 4-نشاط ليس هام ولا مستعجلللأسف معظمنا يقع في الأنشطة الخاصة بـ الهامة والمستعجلة مثل (التأخر عن موعد نهاية مشروع او تسليم عمل أو ظرف طارئ لم يكن موضوع في الحسبان) أو المستعجلة ليست هامة مثل ( الانترنت ومواقع التواصل الاجتماعي وأصدقاء السوء ومكالمات التلفون ) ويضيع جراء ذلك الكثير من الوقت لذلك يجب أن نخطط بشكل دقيق وأن نضع كل نشاط في المربع الخاص به.حياتنا فرصة ثمينة علينا ان لا نبخس قدرها ونعمل على تحسين نوعيتها مع مرور الوقت، لذلك استغل كل فرصة لتنعم بحياة متوازنة وهادئة ومليئة بالتفاصيل السعيدة والناجحة ،الأولويات وادارتها بشكل صحيح خير معاون على هذا الأمر ،لن يحدث ذلك من أول مرة لكن التكرار والتعلم من الأخطاء سيجعلك تصل الى الطريقة المثلى لإدارة حياتك.
- الأهمية دائما للأهم
عند التعرف على ترتيب المهام التي نود القيام بها ووضعها في المربع الخاص بها يجب أن نقضي نصف الساعة كل اسبوع لنتأكد من التخطيط اليومي والاسبوعي للمهام في كافة المجالات .وهذه الدورة ترتيبها كالتالي كتابه المهمة بشكل مفهوم وواضح وبسيط مع كتابه الادوار وما المطلوب القيام به و الاهداف لكي نستطيع تقييم الاداء وجدول بإدارة المواعيد لتحديد وقت معين لأداء هذه المهمةو تسهم فكرة التخطيط كل اسبوع على توفير رؤية أشمل حتى لا تقع فريسة التفاصيل اليومية وينتهي اسبوعك بدون انجاز حقيقي علينا أن نتعرف بشكل أساسي على المهمة الأساسية التي نعتبرها هي سبب وجودنا في هذه الحياة لنتعرف عليها اكثر يجب ان نجيب عن عدة أسئلة مثل ما الذي اريد ان اكون في هذه الحياة ؟وما الحلم الذي اعيش من اجله؟ وما هو الأثر الطيب الذي اريد ان اتركه بعد ان ارحل ؟تعريف المهمة مهمتك ببساطة هو كل شيء يعكس ما بداخلك لأنه يعبر الميزات الفريدة التي تمتلكها، وهو الهدف الذي يستطيع أن يلهمك عند مواجهة الصعاب و يساعدك على الشعور الحقيقي بالحياة و يجب الا ننسى ان التوازن هام جدا ،عند عندما نريد ان نبدأ بتحقيق الهدف فلدينا النواحي الأربعة التي يجب أن لا نفقدها ، ويجب ان نسعى لتحقيق الاهداف مهما بلغت بساطتها بكل ما نملك من الكفاءة و الاتقانوهناك العديد من الأمثلة للأدوار التي نعيشها الحياة كمدير شركة او موظف او مبدع او زوج او زوجه او اب او ابن ، كثير منا يشعرون بالاكتئاب عندما يستطيعون القيام بدور دون الاخر لانهم لا ينعمون بالتوازن الحقيقي في الحياه ،لان الادوار ما هي طرق نمشي فيها حتى نصل في نهايتها الى تحقيق اهدافنا سواء كان هذا الدور يشبع احتياج مادي أو روحاني او اجتماعي او عقلي، لذلك يجب علينا أن نحرص على توازن صحتنا النفسية لأن هناك العديد من الأدوار تتطلب مدة طويلة ومثابرة.عندما تعرف مهمتك يجب أن تقف تحدد أهدافك بشكل واضح وصريح وما الذي تريد ان تقوم به فعلا في دورة تخطيطك الاسبوعي وان تكون هذه الأهداف فعالة ،ويجب أن لا تتعارض مع قيمك ومبادئك وان تكون مهمة وليست ضرورية وأنت تلبي احتياجاتك الحقيقية الرئيسية وان تكون في دائرة التحكم الخاصة بك، وعندما نحدد اهدافنا الأسبوعية لأي دور من أدوارها علينا أن نأخذ الوقت الكافي لنسأل الأسئلة الهامة ما هو الهدف؟ و لماذا يجب علينا تحقيق هذا الهدف؟ وان حدد بدقه الطريقة التي تتحقق بها الهدف. - بعد كتابة الأهداف يجب أن نضع كل منها في المربع الخاص بها، حتى تتوافر لدينا رؤيه كامله لشكل الاسبوع و تسهيل عملية التقييم الاسبوع في نهايته بشكل صحيح و تجنب الاخطاء في الاسابيع المقبلة لا نغفل عن أن التخطيط الاسبوعي لا يمنع ظهور عقبات يوميه تمنعك من اداء المهام التي كتبتها سابقا لذلك إذا حدث هذا الموقف عليك ان تقف وتراجع جدولك الأسبوعي أو اليومي بشكل دقيق وأن تحدد أولوياتك و ان تقرر اذا كان هناك ما تستطيع الاستغناء عنه وان تسعى لاستغلال وقتك على اكمل وجه و تدع لنفسك وقتا تنعم فيه بالراحة والاسترخاء وعند نهاية الاسبوع اسأل نفسك هل حقيقي بالفعل طبقت الجدول الاسبوعي وراقي وقيم الأهداف المكتوبة، وما هي العقبات التي تعرضت لها خلال الأسبوع ودون لو كان هناك قرارات اتخذتها أو تبديل مهام او الغائها وما هي النجاحات أو مواطن الفشل التي حدثت خلال الاسبوع وهل تمت المهام في نفس الوقت الذي حددته ام لا؟ و ما هو الشيء الذي تعلمته خلال هذا الاسبوع و ما الشيء الذي فشلت فيه؟ حتى تتجنبه في الاسابيع المقبلة، الحياه مكان للتعلم طوال الوقت ومن خلال التعلم نستطيع ان نجد في انفسنا وقدراتنا ويجب علينا أن نحرص طوال الوقت أن نتعلم كيف نعيش حياة سوية متوازنة لان الاصرار على شيء يجعل تحقيقه و سهلا و التوازن يساعدك على مواجهة الازمات واتخاذ قرارات حكيمة.التفاعل من خلال الاعتماد المتبادل
التقسيم الأساسي و المثالي في المؤسسات الناجحة يكون على النحو التالي المربع رقم واحد الخاص بالمهام المستعجلة والمهمة تحتوي على من 20 – 25 % من المهام اما المربع الثاني الخاص بالمهام المهمة والغير مستعجله تحتوي على 65 – 80 %من مجموع المهام الأساسية، و في المربع الثالث المهام غير المهمة والمستعجلة تحوي 15%فقط من المهام بينما المربع الرابع المهام الغير هامه و الغير مستعجلة تحوي 1% فقط ،هذه الرؤيا توفر الكفاءة الإنتاجية و اداره الوقت بشكل كبير وتعمل على تركيز الجهود في مكانها الحقيقي وليس تضيع الوقت.هناك عقبات كثيرة أمام الجيل الرابع الجديد في إدارة الوقت ان معظمهم يقضون الكثير من الوقت في التواصل والتعامل مع الاخرين ولذلك نجد هم ناجحين جدا في العلاقات الشخصية ولكن لديهم مشكلة في إدارة الوقت التعامل مع الآخرين يستنفذ الكثير من الوقت.عند وجود تحالف مصالح بين جهتين عليك أن تفكر بالفوز وان تبتعد عن الأنانية ولكن حقق أهدافك الخاصة و اترك مساحة للطرف الآخر أن يحقق أهدافه وأن تصلوا الى منطقة وسطى يشعر فيها الجميع بالنجاح ، ونسعى الى توضيح الرؤى ووجهات النظر حتى يتم حل أي مشاكل أو أي من النقاط الخلافية حتى تتوفر لكم المنفعة المتبادلة ، أما عن التعاون فهي كلمة السر للنجاح عندما تحرص مع الآخرين على التعاون ستجد ان هناك الكثير ممن يحبونك و يدعمونك لتحقيق أهدافك.و بعدها ابدأ في التأكد من أنك حققت أهدافك المطلوب وان الخطوط العريضة في أي اتفاقات سرية ولم يتم اختراقها بعد تحديد الموارد بكافة انواعها المالية و البشرية و التنظيمية المتاحة ،وان تحرص على وضع وسائل التقييم و ان تحدد النتائج بشكل واضح بين الاطراف المتعاونة لذلك يجب عليك توفير الظروف لتحقيق النجاح عند حدوث أي تحالفات مثل أن تكون فعلا انت والطرف الاخر جديرين بالثقة ،لأنها أساسية لكسب الاحترام و هي أكثر شيء يضيف لك رصيد عند الاخرين وان تؤمن بها جدا ، وان تتحمل الأطراف كلها المسؤولية عن أي أخطاء تحدث كل هذه الأشياء تتحقق لوجود التغذية العكسية وتوفير المعلومات طوال الوقت بين الأطراف.فائدة الإدارة ذات الأولوية لا يمكن إنكارها. هذه العقلية الإدارية هي طريقة لتجنب تطوير الاستراتيجيات على أساس الأهداف التي لا يمكن تحقيقها من خلال الموارد المتوفرة لدينا اليوم. يجب أن يقوم المديرون بعمل عقلي ، يتضمن فرز واختيار الأولويات المناسبة في محيط من التعقيد والإمكانيات. عند اختيار الأولويات يجب أن يختاروا من أربعة معايير: ما هو مهم ، ما هو عاجل ، قصير المدى مقابل طويل الأجل ، وما هو واقعي مقابل رؤية. إذا لم يقوموا بالاختيار ، وبدون الرغبة في القيام بكل شيء ، ستكون النتيجة مربكة. يجب أن يتمتع المديرون بالقدرة النفسية لاختيار التوازن الصحيح ، مع العلم أن بعض الإجراءات لن تكون فعالة مثل غيرها. إن المفتاح لا يكمن في اختيار العوامل الثلاثة التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق الهدف ، بل تحديد العوامل التي ليس لها نفس التأثير الإيجابي وإسقاطها مباشرة. على مستوى الاقتصاد الجزئي ، باستخدام هذه الاستراتيجية ، يمكن للشركات تجاوز لحظات الجمود وأكثر من ذلك ، لتبسيط العمليات وتطوير إدارة الأداء. أثبتت هذه الممارسة فائدتها عدة مرات ، كما أوضحنا في دراسة الحالة فيما يتعلق بشركة أبل الأمريكية. تمكنوا من التغلب على لحظة صعبة في مسار تطوير الأعمال في عام 1997 بسبب تنفيذ استراتيجية إعادة الهيكلة وتحديد أولويات الأنشطة. ومع إدراكنا لكفاءة هذه الممارسة على مستوى الاقتصاد الجزئي ، يمكنك تنفيذ نفس المبدأ على مستوى الاقتصاد الكلي. إننا ندرك حقيقة أنه على هذا المستوى هناك العديد من المتغيرات التي يجب أخذها في الاعتبار ، ولكن مع تقييم عادل وموضوعي ، فإننا على ثقة من أن إدارة الأولوية قد تكون حلا قابلا للتطبيق من أجل اقتصاد سليم يزيد من القدرة التنافسية.يعكس موقف رومانيا في التسلسل الهرمي المستند إلى مؤشر التنافسية العالمية (JCI) من تقرير التنافسية العالمية الذي أعده المنتدى الاقتصادي العالمي للفترة 2009-2010 ، مرحلة التطوير التي نحن عليها الآن ، في مرحلة انتقالية من الاقتصاد المدفوع بالكفاءة إلى الاقتصاد القائم على الابتكار وفي الوقت نفسه ، يوفر معايير واضحة من حيث نقاط القوة والضعف في الاقتصاد الوطني.القوة والسلام من العيش وفق المبادئ
السلام ليس هروب من الحياة وتحدياتها إنما هو الإحساس بالاستقلالية والاعتماد على النفس وعدم الدخول في أي الحروب مع الآخرين، مثلا نجد احد اشكال السلام في القدرة على الحب والتعلم وترك الأثر الطيب و القدرة على تطوير مميزاتنا الفريدة وزياده كفاءه قدراتنا على اتخاذ القرارات وعدم وجود تصارع بين أدوار وادوار من حولنا ولكن ان ننعم الشعور بالتكامل وان لا يتعارض ما نفعله مع الصوت الداخلي ،وان نعيش وفق قيمنا ومبادئنا ،لذلك نجد ان في أجيال التطور الفكري لإدارة الوقت الجيل الرابع يعتبر تحمل المسؤولية شيء مهم للنجاح و إشباع الاحتياجات أهم بكثير وتعتبر ضرورة قصوى وان المهارة وحدها لا تحقق النجاح ولكن نحتاجها ،لذلك عندما يتعرضون لأي تغيير في توقعاتهم يعتبرونها تحدي جديد و مغامرة ويبدأون في التكييف لحل المشكلة وتشغيل البوصلة الخاصة بهم لذلك علينا ان نعرف ان الحياة لا يمكن أن تكون بدون تحديات لأنها مغامرات مستمرة
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق